無人受付システム・企業案内システム

　優秀な人材を数多く輩出している同大学の矢上キャンパスには、共同研究を行う企業関係者やOBなど、毎日多くの人が先生方を訪ねてくる。初めて訪れる方は、必ず警備室に立ち寄って先生方の所在を確認することになるが、数年前に新たに設置した建物に警備室が移動した関係で、キャンパス内で道に迷ってしまう人が増えてきたという。そこで、建物を識別するための案内板の整備とともに、先生方や事務室などに直接電話をかけることができる無人受付案内システムの導入を行ったと用度課 課長代理 今枝敬政氏は言う。

「以前は警備室までスムーズに誘導することができましたが、新たな施設が建設されてからは、案内表示もなくわかりづらくなってしまっていました。そこで、まずは建物の案内板を設置したのですが、その案内板に気付かずに図書館の職員に先生の所在を尋ねるケースが増えてしまったのです。業務に支障が出るという声も挙がり、先生方に直接取り次ぐことができる無人受付案内システムの検討に入ったのです。」（今枝氏）

　同課の係主任　松崎孝雄氏が受付を代行してくれる製品を探すことになったというが、具体的にどんなものがあるのかをインターネットで探し、そこで目に留まったのがOASの「みんなの受付案内システム」だったのだ。

　当初は、他社からテーブルの上に置いて使うタイプの小型簡易受付システムを紹介され、実際にデモを見せてもらったという松崎氏。しかし、タッチパネル機能はあったものの、直接電話をかけるオートダイヤル機能が備わっていないばかりか、先生方一人ずつの写真を掲載する機能がないなど、不備な部分が目についた。そのデモを見た職員が、それなら自分で作るという話が持ち上がったほど簡易なものだったという。

「在籍している先生方を検索したり顔写真をいれることができたりなど、最低限の機能は必要でした。また、データの書き換えなど日々のメンテナンスを行うのは我々ではなく、事務室の人たちです。汎用性のある仕組みで簡単にメンテナンスできるものを探していました。そのスペックを満たしていたのがOASの受付システムだったのです。」(松崎氏)

　「みんなの受付案内システム」は、データメンテナンスをExcelで行うことができ、誰にでも扱える汎用性の高さが評価された。実は、お付き合いのある代理店に別の製品を紹介してもらったこともあったようだが、価格が倍以上離れていたこともあり、やはりOASのシステムを推す声が多かったという。OASの価格設定は十分満足のいくものだった。
　インフォメーションという場所から筐体にもこだわり、豊富な筐体バリエーションから自立タイプの端末を選択した。

　そして、製品導入が確定してから3ヶ月後、画面に触れて操作するだけで訪問先の先生と直接コンタクトをとることができる無人受付案内システムが2台、ネットワークに接続された形で配置され、稼働することになる。

　現在は、インフォメーションセンターに１台と、警備室の横に１台、合計２台の端末がネットワーク接続されており、総務課にあるサーバでデータメンテナンスを行う構成になっている。液晶画面は日本語、英語、中国語、ハングル語の４ヶ国語表示切り替えに対応し、訪れる人に応じて使い分けるように作られている。
　大学という性質上、留学生なども多くいるため、多言語に対応した受付システムの評判はすこぶる良いが、導入当初は中国語やハングル語などは意識をしていなかったと松崎氏。しかし、国際化の流れの中で多言語への対応は今後も必須の要件となるはずで、OAS製品を選んだことは正解だったという。

「ネットワーク対応についても意識はしていませんでしたが、当たり前にできるものだと考えていました。複数台導入した時のメンテナンスを考えると、同時にネットワーク経由でメンテナンスができるOASさんを導入してよかったと思っています。」(松崎氏)

　製品を導入した後の効果について、これまで問い合わせ業務に負荷がかかっていた図書館の方にお話を伺ったところ、「先生がどちらにいらっしゃるのかという問い合わせについては、確かに減ってきています。」また、警備の方にも伺ったところ、「先生を訪ねてくる方には、受付システムを使っていただくように勧めています。タッチパネルなので迷うことなく使っていただけていますし、先生方を呼び出していた我々の業務負荷も軽減されています。」
　また、先生方からの評判につては、「誰も何も言ってこないのでよくわからないというのが本音ですが、問題なく順調に動いているからこそだと思います。」と今枝氏。一度だけローマ字による検索を、名前だけでなく苗字でもできるようにして欲しいという要望が先生から出たため、すぐにシステムを追加することがあったという。

　「OASさんにはいろいろな要望に柔軟に対応していただきました。通常、システム変更といえば高額になってしまうものですが、大変リーズナブルな価格でシステム変更にもご対応いただけたことに満足しています。デモを行っていただいたときにも、きちんと職員に受付システムについての概要をご説明いただけたおかげで、導入後もスムーズに運用できています。」(今枝氏)