無人受付システム・企業案内システム

　ビジュアルコンテンツを制作する同社は、都内に複数の撮影スタジオを構え、様々な顧客の要望に応えることができる環境を作り上げている。ビジネスの拡大に合わせてオフィスやスタジオ環境を整えており、2006年には港区海岸に新たなスタジオを新設。そのスタジオの入口に無人受付システムを設置する計画が持ち上がった。もともと、撮影や打ち合わせのために多くのクリエイターが昼夜を問わず訪れる機会が多かった同社は、これまで電話機と内線表を受付に置いて、訪問者に担当者を呼び出してもらうようにしていたと ICT本部 本部長　石亀幸大氏。

　「新設した海岸スタジオは倉庫を改装する形で作った新しいスタジオです。ホスピタリティと情報の安全にこだわったスタジオのため、受付についても同様にセキュリティを高めながら、お客様にとって利便性の高いシステムを検討したかったのです。」

　そこで、インターネットでの検索や取引業者へ依頼を行い、無人受付システムを探し始めることになる。複数のシステムが候補に挙がるなか、最終的に同社の要望を満たすことができるものが、OASの「みんなの受付案内システム」だったのだ。

　候補が出そろった段階で、それぞれのシステムについてのデモを実施した石亀氏だが、機能やシステムを比較する以前に気になったのが、その見た目だった。ビジュアルコンテンツを提供している同社だからこそ、そのデザイン性にこだわるのは当然の結果だろう。

　「クリエイティブディレクターである当社の担当役員から、候補に挙がったシステムについて改善要望がありました。その結果、当社のコーポレートイメージに合うデザインが最重要課題となり、外見のカスタマイズをする必要があったのです。正直、そのままではどのシステムも採用することができない状況でした。」(石亀氏)

　そこで石亀氏は、無人受付システムを提供する各メーカーにどこまでのカスタマイズが可能かどうか尋ねたところ、多くのメーカーが同社の要求を満たすだけの対応が困難との回答が返ってきたという。しかし、無人受付システムの導入実績が豊富なOASだけは、その要望に柔軟な対応を見せることになる。

　さらに電話機についても、国産メーカーのものではなく海外のデザイン性に富んだものが採用され、その納入に関してもOASが行うことに。導入当初は雑音など環境に起因する問題が発生したこともあったが、OASのノウハウを駆使することで無事に解決することができたという。

　現在は、海岸スタジオに１台、本社のある天王洲オフィスでは アマナグループの総合受付と本社機能のある建物に１台、営業を担うプロデューサーのオフィスに1台、と合計3台を導入しており、ネットワーク接続された環境で電話帳の更新など日々のメンテナンスを行っている。

　アマナグループでは、建物ごとに色分けされた受付にあわせた筐体とともに、表示する画面にも 同社指定の色やフォントをはじめ、写真をレイアウトしたデザインを採用している。クリエイティブな事業を展開する同社ならではのこだわりとなっている。
　実際の効果をお聞きしたところ、総合受付業務を担当している総務部　橋本みふゆ氏は、通常の就業時間はもちろん、受付に人がいない土日や深夜などにも無人受付システムが役立っていると語る。

　「就業時間外には総合受付に人がいないため、無人受付システムに頼るところが大きくなっています。画面に表示された部署や名前をタッチパネルで検索することで、担当者へスムーズに連絡が取れるようになりました。深夜や休日などに建物を施錠しておいても、いつでも担当者が迎えに出向くことができるようになったのです。安全を確保しながら担当者まできちんと取次ぎできるようになっています。」

　OASの対応のよさも高く評価しているポイントに挙げている。「全く知らない会社にWebサイト経由で連絡して、電話でやりとりして、という流れの中で、その対応に違和感を感じる会社も少なくないのですが、OASさんはそのようなことは全くなく、最初の取引きでしたが信頼してお付き合いが出来ました。」(石亀氏)